Cómo hacer un plan de gestión del cambio en una empresa

PLAN DE GESTIÓN DEL CAMBIO

La realdad que nos rodea, con continuos cambios, nos hace justificar una formación y una gestión del cambio integral. Los ciclos económicos y las continuas trasformaciones en los sistemas y modelos económicos y productivos obligan a las empresas a adaptarse continuamente. Vivimos en una sociedad en continuo cambio. En la actualidad, los fenómenos económicos evolucionan más rápido y bruscamente. Por eso las organizaciones deben estar preparadas. Los avances en las tecnologías, en los medios de comunicación y en Internet, la globalización son los principales factores de cambio, pero no son los únicos, otros como la evolución en sistemas de gestión y producción, los mercados, la comunicación y los productos son también importantes.

El cambio exige un esfuerzo de adaptar las expectativas reales a las deseadas. La formación es clave en este sistema. La administración y dirección de las transformaciones debe ir acompañada de un apoyo de las personas involucradas. Debe ser implantado desde los niveles inferiores, mediante comunicación, conocimiento, modificación de hábitos, desarrollo de habilidades y actitudes para modificar el comportamiento individual y de equipo para implantarse en la organización.

Para minimizar el efecto del cambio es necesario diseñar una serie de actuaciones que permitan disminuir el impacto negativo y de incertidumbre que dicho cambio provoca en las organizaciones.

El objetivo principal se basa en ejecutar acciones que vertebren las actividades, procesos, mecanismos y canales para su correcta implantación. Deben predisponer a las personas a la nueva situación. Deben concretarse en acciones de mejora de la comunicación, formación, liderazgo y motivación, que desarrollen la implantación del proyecto en el menor tiempo posible.

Las empresas están formadas principalmente por personas y estas, por naturaleza les cuesta adaptarse a los cambios. La gestión del cambio dentro de una organización empresarial es un elemento crítico en el resultado final de cualquier proyecto.

En toda organización, independientemente de su naturaleza, cualquier cambio, por pequeño que sea, puede afectar a la propia estructura interna de la misma. Para su implantación, debemos tener claro que su correcta gestión puede ser un factor clave en el resultado final. Su desarrollo puede ser una labor compleja, para la que se han de emplear las herramientas adecuadas.

La gestión del cambio implica necesariamente que todas las personas de la organización se involucren en el proceso. Para ello han de conocerse todo lo referente al nuevo proyecto. La correcta implantación y desarrollo de nuevos cambios y procesos deben basarse en la concienciación de que implican un cambio cultural para la organización. Para su diseño debemos tener claro que, el proyecto ha de nacer con el respaldo del mayor número de responsables de la organización, así como que las razones y los objetivos del proyecto estén lo suficientemente claras y consolidadas, que se comunique correctamente y se desarrolle adaptándose a la estructura interna de la empresa.

Etapas del cambio

Los factores de éxito para la correcta implantación estarán definidos por varias claves:

  • El proyecto estará claramente definido.
  • La Dirección ha de creer firmemente en el cambio.
  • Comunicar claramente la visión y objetivos que se persiguen.
  • Facilitar el acceso de todos los implicados a la información.
  • Desarrollar e implantar un excelente plan de comunicación eficaz.
  • Implicar a las personas. Conseguir la participación proactiva de los equipos.
  • Lograr un compromiso de los implicados.
  • Definir claramente los objetivos de las personas y de la organización.
  • Crear un equipo de promoción y seguimiento dentro de a la organización.
  • Plan de incentivos para su desarrollo. Si no es así, conseguir que las personas se impliquen y encuentren atractivo el proyecto.
  • Correcta gestión de las expectativas.
  • Desarrollar planes de formación como parte del plan de gestión del cambio.

Objetivos

  • Implantar el cambio cultural y la nueva filosofía de la nueva estrategia empresarial.
  • Conseguir que todo el equipo acepte y se involucre en el cambio.
  • Detectar barreras y establecer mecanismos para que el cambio se establezca de manera natural.
  • Diseño del plan estratégico.
  • Plan de formación.
  • Plan de motivación.
  • Plan de mejora de la comunicación interna.
  • Plan de liderazgo.

El resultado de una correcta implantación del cambio tendrá como resultados el impacto positivo en el proyecto y en la empresa.

Otros resultados:

  • Aclara objetivos generales
  • Genera expectativas adecuadas y reales
  • Mejora estructura de comunicación
  • Modifica hábitos, competencias y capacidades
  • Reduce el tiempo de implantación del cambio
  • Potencia y refuerza equipos

La formación del cambio irá destinada a modificar la cultura de la empresa.

Desarrollo plan del cambio

Se define como una adaptación a la nueva estrategia empresarial. Tiene como objetivo la integración de la misma en los nuevos modelos económico-empresariales actuales y futuros.

La coordinación de la gestión del cambio está a cargo de la dirección, junto con los jefes de equipo de cada área que, desde el despliegue del plan estratégico, se encargarán de su implantación, administración, seguimiento y evaluación. Al ser un proyecto íntimamente ligado a la formación el departamento de RRHH realizará un seguimiento y coordinación del mismo.

Para la adecuada implantación del plan del cambio se desarrollará un seguimiento y evaluación de diferentes hitos dentro de la estructura empresarial:

  • Definición y aceptación del nuevo plan estratégico.
  • Desarrollo del nuevo método.
  • Plan de comunicación interno. Desarrollo del plan de comunicación que debe ser implantado en la empresa: objetivos, contenidos, personas involucradas, coordinadores, plan de acción y tiempos.
  • Plan de formación e implantación del cambio institucional.
  • Evaluación de resultados: mediante un análisis previo de expectativas, necesidades y solicitudes, se podrá analizar los resultados de la formación, de los talleres y de la comunicación.
  • Consecución de objetivos y de trasferencia de resultados para finalmente, analizar la consecución de resultados, aplicación y niveles de logro competencial.
  • Posterior a estos estudios podrán detallar la evolución del impacto y de rentabilidad.

Fases de gestión del cambio

Fase 1. Fase preliminar

Tiene como objetivo principal definir el plan de acción para la implantación del plan de gestión del cambio.

Objetivo: delimita los pilares sobre los que se van a desarrollar las siguientes fases.

Se desarrollará a partir del plan estratégico definido por la empresa. Deberá identificar los agentes que van a desarrollar el mismo.

Fase 2. Análisis del entorno

Tienen como objetivo principal analizar el entorno y características del lugar de implantación del cambio.

Se definirá el comité de gestión del cambio.

Fase 3. Diseño planes de gestión del cambio

Tiene como objetivo diseñar el plan de formación, motivación, liderazgo y mejora de comunicación.

Fase 4. Implantación

Tienen como objetivo desarrollar el plan programado.

Fase 5. Evolución y seguimiento

Sistemas de evaluación de la implantación y medida de resultados. También tiene la función de mejora de procesos.

gestion cambio

Descargar:  Plan de gestión del cambio completo en pdf. >>>

Enlaces relacionados

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Gestión de cambios. Partes y estructura. Ejemplos.
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7 comentarios en “Cómo hacer un plan de gestión del cambio en una empresa

  1. Pingback: 6 motivos de fracaso en la implantación de un método de gestión de proyectos – Gestión por Proyectos

  2. Estamos en pleno proceso en mi empresa. Somos una empresa de gestión de residuos. Hemos hecho muchos cambios pero esta guía está siendo de mucha ayuda.

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